ในอดีตมีบุคคลจำนวนไม่น้อยที่คิดจะดำเนินการอะไรก็ดำเนินการเลยโดยไม่มีการวางแผน ไม่มีการคิดอย่างเป็นระบบล่วงหน้า ใช้วิธีการคิดแล้วทำทันที เพราะกลัวจะเสียเวลาหรือเพราะไม่รู้ว่าจะวางแผนอย่างไร ความจริงที่พบคือ ถ้าวางแผนไว้ก่อนจะทำให้ไม่เสียเวลาในการนำไปสู่การปฏิบัติ เพราะการวางแผน การกำหนดแนวทางและวิธีปฏิบัติที่ดีไว้ล่วงหน้าแล้ว จะทำให้การดำเนินการให้เป็นไปตามขั้นตอนที่กำหนด นอกจากนี้การคาดการณ์ถึงปัญหาอุปสรรคและเตรียมการป้องกันและแก้ไขไว้ล่วงหน้าแล้ว ก็จะยิ่งได้ประโยชน์มากยิ่งขึ้น หากมีปัญหาอุปสรรคเกิดขึ้น จะสามารถแก้ไขปัญหาอุปสรรคนั้น ๆ ต่อไปได้ ดังนั้น การวางแผนจึงเปรียบเสมือนเป็นการคิดล่วงหน้า อีกส่วนก็คือ การกำหนดแนวทางปฏิบัติหรือแผนกระทำการต่าง ๆ ที่จะใช้เป็นทางเลือกเพื่อนำมาปฏิบัติให้เกิดผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์เหล่านั้น ในการวางแผนช่วยให้ผู้บริหารมีข้อมูลในการดำเนินงาน และใช้เป็นแนวทางในการตัดสินใจเลือกทางเลือกที่จะปฏิบัติ

งบประมาณ 

เป็นแผนงานโดยละเอียดในรูปตัวเลขทั้งจำนวนหน่วยและจำนวนเงินตามแผนการดำเนินงานของกิจการสำหรับระยะเวลาใดเวลาหนึ่งในอนาคต การจัดทำงบประมาณเป็นการวางแผนอย่างมีหลักเกณฑ์ เพื่อให้หน่วยงานดำเนินงานให้ได้ผลสำเร็จตามเป้าหมาย ในการพิจารณาโครงการฝ่ายจัดการจะต้องคาดคะเนรายได้ที่จะได้รับแต่ละโครงการ และกำหนดงบประมาณต้นทุนที่ต้องใช้จ่าย เพื่อนำมาใช้ในการตัดสินใจลงทุนในโครงการ

โดยงบประมาณเป็นแผนงานที่แสดงในรูปตัวเงินของโครงการในระยะเวลาหนึ่ง รวมถึงทรัพยากรที่ใช้ในการดำเนินงานให้บรรลุผลสำเร็จตามแผนที่ตั้งไว้ งบประมาณช่วยให้ทุกแผนกงาน ทำงานอย่างมีเป้าหมาย หัวหน้าแต่ละคนจะต้องจัดลำดับการใช้จ่ายงบประมาณ และศึกษาวิธีการที่จะจัดการงบประมาณให้รัดกุม และจะต้องมีวิสัยทัศน์ในเป้าหมายโดยรวมทั้งหมดของโครงการ และค้นหาวิธีการที่จะทำให้บรรลุความสำเร็จเหล่านั้น

ประโยชน์และความสำคัญของงบประมาณ

1. เป็นเครื่องมือในการบริหารหน่วยงาน 

   ตามแผนงานและกำลังเงินที่มีอยู่ โดยให้มีการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับแผนงานที่วางไว้ เพื่อป้องกันให้การรั่วไหลและการปฏิบัติงานที่ไม่จำเป็นของหน่วยงานลดลง

2. เป็นเครื่องมือในการพัฒนาหน่วยงาน

   โดยหน่วยงานต้องพยายามใช้จ่ายและจัดสรรงบประมาณให้เกิดประสิทธิผลไปสู่โครงการที่จำเป็น เป็นโครงการลงทุนเพื่อก่อให้เกิดความก้าวหน้าของหน่วยงาน

3. เป็นเครื่องมือในการจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่จำกัดให้มีประสิทธิภาพ

   โดยหน่วยงานต้องพยายามใช้จ่ายและจัดสรรงบประมาณให้เกิดประสิทธิผลไปสู่โครงการที่จำเป็น เป็นโครงการลงทุนเพื่อก่อให้เกิดความก้าวหน้าของหน่วยงาน

4. เป็นเครื่องมือกระจายทรัพยากรและเงินงบประมาณที่เป็นธรรม

   งบประมาณสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการจัดสรรงบประมาณที่เป็นธรรม ไปสู่จุดที่มีความจำเป็นและทั่วถึงที่จะทำให้หน่วยงานนั้นสามารถดำเนินการไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

5. เป็นเครื่องมือประชาสัมพันธ์งานและผลงานของหน่วยงาน

   เนื่องจากงบประมาณเป็นที่รวมทั้งหมดของแผนงานและงานที่จะดำเนินการในแต่ละปี พร้อมทั้งผลที่จะเกิดขึ้น ดังนั้นหน่วยงานสามารถใช้งบประมาณหรือเอกสารงบประมาณที่แสดงถึงงานต่าง ๆ ที่ทำเพื่อเผยแพร่ผลงานและความสำเร็จขององค์กร